7. Libros oficiales de la Hermandad
Regla 48.- Libro de Actas: Según consta en la Regla: 20.1, es responsabilidad de la Secretaría de esta Hermandad, la confección del Libro de Actas, con absoluta validez legal, en el que se recogerán de forma cronológica las Actas de todos los Cabildos celebrados por la misma, tanto Generales de Hermanos como de Junta de Gobierno. Este libro se habilitará en tomo foliado indivisible, pudiendo ser transcrito manualmente o a modo informático con posterior encuadernación, debiendo ser prologado siempre con la diligencia de apertura en la que se haga referencia al último Cabildo que cierre el anterior, y con las firmas del Hermano Mayor, Secretario y Tesorero Mayordomo. Toda vez que el Acta de cada Cabildo sea leída públicamente y aprobada por la mayoría de los asistentes en posterior convocatoria, la validez de ésta, tras ser transcrita en el mismo, será certificada con las tres firmas antes detalladas.
Regla 49.- Libro de Registro de Hermanos: Según consta en la Regla: 20.2, es responsabilidad de la Secretaría de esta Hermandad, la confección del Libro de Registro de Hermanos de la misma, en el cual deberán constar todos los datos necesarios requeridos a estos, así como la fecha de alta para poder seguir escrupulosamente el orden cronológico de admisión. Dados los avances tecnológicos existentes y de cara a una mayor seguridad de toda la información recabada, aparte de poder ser manuscrito con las características de los demás, todo el compendio del mismo podrá ser depositado en programa de gestión informática confeccionado a tal efecto y del que mediante impresora podrán obtenerse todos los listados de cualquier orden necesarios.
Regla 50.- Libro de Entrada y Salida de Correspondencia: Es responsabilidad, así mismo, de la Secretaría de esta Hermandad, la confección del Libro de Entrada y Salida de Correspondencia, con absoluta validez legal, libro en el que quedará registrada para su posterior archivo con el correspondiente número registral, toda la entrada y salida documental de correspondencia de la misma. Este libro se habilitará en tomo foliado indivisible, pudiendo ser transcrito manualmente o a modo informático con posterior encuadernación, debiendo ser prologado siempre con la diligencia de apertura en la que se haga referencia a las últimas entrada y salida del anterior, y con las firmas del Hermano Mayor, Secretario y Tesorero Mayordomo.
Regla 51.- Libro contable de Diario, Mayor y Balance de Cuentas: Es responsabilidad de la Tesorería-Mayordomía de la Hermandad, la confección del Libro contable de Diario, Mayor y Balance de Cuentas de esta Hermandad, con absoluta validez legal, libro en el que quedarán detallados convenientemente y con la máxima pulcritud todos los gastos e ingresos que se deriven puntualmente de la vida económica de la misma, detallándose fecha, cantidad y concepto del apunte; así como el Mayor o extracto de cada cuenta y Balance final de éstas. Este libro se habilitará en tomo foliado indivisible, pudiendo ser transcrito manualmente o a modo informático con posterior encuadernación, debiendo ser prologado siempre con la diligencia de apertura en la que se haga referencia al ejercicio a que corresponde, y con las firmas del Hermano Mayor, Secretario y Tesorero Mayordomo.
Regla 52.- Libro de Inventario: El libro de Inventario será confeccionado por la Tesorería-Mayordomía de la Hermandad, con validez legal, habilitándose en tomo foliado indivisible, pudiendo ser transcrito manualmente o a modo informático con posterior encuadernación, debiendo quedar registrado en el mismo todo el activo patrimonial de la misma con un compendio de detalles significativos, tales como: datación, autoría, descripción, conservación, etc.